İlkeler

Hemen hemen tüm çağrılarda, programı organize edenler genellikle kendi önceliklerine ve işin lojistik taraflarına odaklanır; bu tür programlar oldukça meşakkatli olduğundan böyle bir yaklaşım son derece anlaşılabilir. Ancak yıllar içinde, diğer adımlara geçmeden önce bazı ilkeler benimsemenin ne kadar önemli olduğunu öğrendim. Bunu yapmak yalnızca size zaman kazandırmakla kalmaz, tüm programı da tutarlı hale getirir ve güçlendirir, bu da başarı olasılığını artırır.

Organize ettiğimiz çağrıda, programın iletişim yönlerini insan-odaklı şekilde tasarlamak için elimizden gelenin en iyisini yaptık; tüm yazılı ve görsel materyallerde (örn. web sitesi, çağrı dokümanı, sosyal medya paylaşımları, vb.) ve program sürecinde bilgi paylaştığımız zamanlarda (örn. webinarlar, e-postalar, vb.) bunun izlerini görmek mümkün. Sosyal inovasyon alanına nispeten yeni girmiş olan insanlar, bu tür çağrılara katılmaktan çekinebilirler–sonuçta bilindik olmayandan ürkmek insan olmanın bir parçası. Bu nedenle tüm bilgileri erişilebilir/anlaşılabilir kılmak amaçlanmalıdır.

Yukarıdaki posterde listelenen ilkelerden bazıları kulağa çok basit gelebilir, ancak bunların bir kısmı program tasarımı sırasında genellikle gözden kaçırılır, bu da hem katılımcılar hem de organizasyon ekibi için hayal kırıklıkları yaratabilir. Peki, yukarıdaki ilke ve eylemleri takip ederek TÜM olası sorunları önlemeyi başardık mı? Tabii ki hayır. Örneğin, kesinlikle ülkedeki herkese ulaştığımızı veya kusursuz bir web sitesi ürettiğimizi söyleyemeyiz. Bununla birlikte, anlaşılır bir dil kullanarak, son teslim tarihleri ​​gibi önemli bilgileri vurgulayarak ve her zaman hedef kitlenin ihtiyaçlarına öncelik vererek, katılımcılar arasındaki kafa karışıklığı olasılığını ve ardından onlardan gelen soruların sayısını kesinlikle azalttık diyebilirim. Yoğun ve stresli dönemlerde bu çok önemli!

Yöntemler

Yöntemler açısından sektörel normları büyük ölçüde takip ettik ve potansiyel katılımcılar için programa özel bir web sitesi ve ayrıntılı bir çağrı rehberi hazırladık. Çok süslü, fakat haftalar sürecek ve yüksek maliyetli bir web sitesi oluşturmak yerine, tutumlu bir yolu tercih ettik ve ihtiyaçlarımızı son derece iyi karşılayan, ücretsiz bir hizmeti kullandık. Ve bunu rekor sürede kendimiz yapabildik! Her ikisinin tasarımlarını da basit tuttuk ve kamuya açık olan, daha önce denenmiş ve test edilmiş yönergeleri esas aldık^[1]. Yazılı ve görsel materyaller hazırlandıktan sonra bunları kamuya açmadan önce hepsini birkaç kez ve farklı kişiler ile kontrol ettik.

Web sitesi ve çağrı rehberindeki bilgileri, çağrı hala açıkken düzenlediğimiz webinarlarda sözlü olarak paylaştığımız bilgilerle pekiştirdik. Bunu, bazı katılımcıların yazılı olarak sunulan önemli bilgileri özümserken ekstra desteğe ihtiyaç duymaları olasılığı için gerekli gördük. Webinarlar bize ayrıca potansiyel başvuru sahipleriyle etkileşim kurma fırsatı verdi ve birbirlerinin fikir ve sorularını dinlemelerini sağladı, hatta bu etkileşimler bizi de şaşırtan bir şekilde küçük ölçekli bir topluluk oluşturma egzersizine dönüştü. Velhasıl, bu oturumlar sonrasında çok sayıda olumlu geri bildirim aldık–ve bu bize doğru yolda olduğumuza dair güven verdi–bu yüzden farklı ihtiyaçları ve iletişim tercihleri olan bir kitleye açık bir çağrıyı tanıtırken kesinlikle sözlü etkileşimi de iletişim stratejisinin bir parçası yapmanızı tavsiye ederim.

Araçlar

Yukarıda belirtilen ilke ve yöntemler, bunları uygulamak için doğru araçları da kullandığımız takdirde etkili olabilirdi. Çağrıda, iletişim için bir telefon numarası veya e-posta adresi yayınlamak yerine, herkesi program rehberini dikkatlice okumaya ve web sitesindeki mevcut bilgileri ve güncellemeleri, özellikle de sürekli olarak güncellediğimiz SSS (Sıkça Sorulan Sorular) sayfasını takip etmeye teşvik ettik. Bazı insanlar bunun modası geçmiş ve çekici olmayan bir iletişim biçimi olduğunu düşünebilir, ancak iyi düşünülmüş ve tasarlanmış bir SSS bölümünün önemini vurgulamak isterim; bizi belki de yüzlerce bireysel soruyla tek tek uğraşmaktan kurtardı. Başvuranlar için de zaman tasarrufu sağladığını düşünüyorum. Ayrıca, Sıkça Sorulan Sorular uygulamasının olumsuz değerlendirmeleri önlediği veya azalttığı bilinen bir gerçek, bu nedenle önemsenmesi gerektiğini düşünüyorum.

Farklı tarihlerde birbirinin aynısı olan iki webinar düzenledik ve daha sonra kayıtlardan birini^[2] UNDP Türkiye Youtube kanalında oturumlara katılamayanlar için paylaştık. İzlenme sayısına bakıldığında bu kaydı yayınlamanın ne kadar önemli olduğunu görebiliyoruz. Mesajı olabildiğince geniş bir alana yaymak için bizim ve program ortaklarımızın sosyal medya kanallarını da (örn. Twitter, Facebook, Instagram, Linkedin, vb.) kullandık. Web sitesine gelen trafiği ölçmek için Google Analytics’ten yararlandık; sosyal medyada yaptığımız her paylaşımın etkisini bu şekilde de izleyebildik.

Son olarak, katılımcıların süreç boyunca tamamlaması gereken başvuru formları için ticari bir e-form yazılımı kullandık. Ücretsiz bir araç da kullanabilirdik, ancak formlarımızın çoğunda koşullu önerme gibi özellikler vardı, ayrıca ücretsiz araçların kapsamlılık, sağlamlık ve veri güvenliği gibi konularda da zayıflıkları vardı. Başvuru sürecini kolaylaştırmak için, formların düzenlenebilir versiyonlarını web sitesinde paylaştık, böylece insanlar başvurularını göndermeden önce kendi cihazlarına kaydettikleri taslaklar üzerinde istedikleri kadar düzenleme yapabildiler–bu önemsiz bir ayrıntı gibi gelebilir, ancak bu son derece basit uygulama, özellikle coğrafi olarak dağılmış ekipler ve/veya başvuru formunu bir oturuşta tamamlamakta zorlanabilecek kişiler tarafından çok takdir edildi.

Neticede, programın iletişim yönünü oldukça iyi yönettiğimizi düşünüyorum. Önemli bir noktayı vurgulamak isterim: Vizyonunuzu ve niyetinizi herkes tarafından kolayca anlaşılabilecek bir çıktıya dönüştürmek kolay bir iş değil, ancak bu günlerde denenmiş ve test edilmiş çok sayıda yöntem, araç ve iyi uygulama varken bunlardan yararlanmamak kaçırılmış bir fırsat olacaktır. Dikkatli planlama ve etkili uygulama da tabii ki çok önemli, bunlar için de tüm ekibin aynı sayfada olması gerekiyor.

Burada, hayal ettiğim inovasyon çağrısını gerçekleştirmeme destek olan birkaç kişiye teşekkür etmek istiyorum. Uygulama ortaklarımızdan biri olan İstasyonTEDÜ^[3]'den Sinem Gökçe ve Berivan Eliş, diğer birçok şeyin yanı sıra, özellikle dili doğru bir şekilde kullanma konusunda inanılmaz derecede yardımcı oldular. İnovasyon terimlerinin çoğunun henüz Türkçe karşılıkları ya da günlük dile oturmuş anlamları olmadığı düşünüldüğünde harika bir iş çıkardılar! Bu projeye gösterdiği sabır ve özveri için (o zamanki stajyerimiz, şimdiki İletişim Asistanımız) Merve Peker'e de teşekkür etmek istiyorum. Bana ve ekibin geri kalanına sağladığı destek takdire değer. Bu blog yazısını yazarken bile onun bazı içgörülerinden yararlandım.

Bu serinin bir sonraki bloğunda (Bölüm III), program için tasarladığımız yazılı ve görsel materyalleri–özellikle çağrı rehberini, aynı zamanda başvuru formlarını–nasıl hazırladığımıza ve aldığımız diğer önemli kararlara (ki bunlar gelen fikirleri ve başvuranların profilini ciddi ölçüde şekillendirdi) ilişkin ayrıntıları paylaşacağım. Bu alanı takipte kalın!

^[1] Birleşik Krallık Hükümeti'nin tasarım ilkelerini ve yönergelerini oldukça beğeniyorum, daha fazla bilgi edinmek için siz de bu içeriklere göz atabilirsiniz: https://www.gov.uk/guidance/government-design-principles

^[2]https://www.youtube.com/watch?v=59SaOwNhMmM

^[3]https://istasyon.tedu.edu.tr/tr/

İngilizceden Türkçeye çeviri: İdil Kuyumcu