По мере того, как страны во всем мире принимают беспрецедентные меры по сдерживанию коронавируса, вы, возможно, перешли на работу из дома. Теперь общение с коллегами, проведение совещания или организация более крупного мероприятия, такого как семинар или конференция - происходит в режиме онлайн. Если вы не знакомы с этим форматом работы, то вот шесть советов, как сделать ваши онлайн-мероприятия продуктивными и увлекательными, а также некоторые подсказки о том, как вести себя на таких встречах.

Подготовьте повестку встречи и поделитесь ею с участниками заранее

Повестка встречи - главный элемент любого вида совещаний, и она особенно полезна для онлайн-мероприятий. Когда люди имеют четкое представление о цели встречи, ее задачах и структуре обсуждения, становится легче следить за ходом разговора. Некоторым повестка может помочь подготовить заранее вопросы и комментарии.  

Подготовьте рабочую альтернативу программы, которую вы используете для организации мероприятия

Существует множество программ для организации собраний онлайн. Как и физические собрания, онлайн-встречи тоже могут начинаться с задержкой. Причина – сбои в работе программы. Случаи, когда десятки и сотни людей не могут начать мероприятие, может иметь негативное влияние на имидж организации и перспективы партнерства. Независимо от того, какой инструмент вам больше всего нравится - Microsoft Teams, Zoom или Skype, постарайтесь иметь план для использования альтернативной программы на случай если основная платформа выйдет их строя.

Видео прежде всего

Невербальное общение с помощью языка тела или даже простой улыбки может играть важную роль в установлении хороших отношений с людьми. Когда все ваши звонки ограничиваются аудио, вы можете упускать возможность создать более тесную связь с теми, с кем разговариваете. Это особенно актуально сейчас, во время пандемии COVID-19, когда мы вынуждены самоизолироваться. Если вы планируете использовать видео и хотите, чтобы другие включили камеру, упомяните об этом в приглашении на встречу, чтобы никого не застать врасплох, например, в пижаме.

Более крупные встречи, особенно с людьми из разных мест, являются исключением, так как использование видео может замедлить скорость соединение. Поэтому, если вы хотите использовать видео, убедитесь, что все участники хорошо видят и слышат друг друга.

Присоединяйтесь к совещанию как минимум на десять минут раньше

Постарайтесь войти в программу конференции пораньше, чтобы убедиться, что все работает по плану. Таким образом, если что-то пойдет не так, вы можете переключиться на альтернативный вариант и успеете предупредить участников заранее.

Запишите и разошлите после встречи резюмирующее сообщение

Необязательно записывать каждую встречу, но для крупных мероприятий с множеством участников из разных часовых поясов это может быть полезно тем, кто не имеет возможности присоединиться. Только не забудьте предварительно оповестить участников о том, что конференция будет записана.

Убедитесь, что у каждого есть возможность высказаться

Начните с вопроса, все ли вас слышат. Если вы думаете, что на совещании есть люди, которые не знают друг друга, попросите всех быстро представиться. Поощряйте людей задавать вопросы и использовать функцию чата, доступную в онлайн-инструментах встречи, если они не хотят прерывать выступления во время презентации.

На собраниях всегда присутствует больше людей, которые предпочитают слушать или стесняются говорить. Убедитесь, что у каждого есть возможность высказаться, активно задавая вопросы и делая комментарии. Призывайте участников поделиться своими мыслями и поощряя их использовать чат, когда это необходимо.

Если вы участвуете в онлайн-встрече в качестве участника, то:

- Перед звонком протестируйте камеру, микрофон и динамики.

- Если есть возможность, присоединитесь ко встрече за несколько минут до начала, чтобы убедиться, что все работает.

- Отключайте звук, когда не разговариваете, чтобы уменьшить фоновые шумы.

- Не стесняйтесь высказываться, когда есть возможность.

- Используйте функцию чата, чтобы задавать вопросы и оставлять комментарии.

Онлайн-встречи могут быть увлекательными и продуктивными, а также давать возможность восстановить связь с коллегами, если вы работаете удаленно или в изоляции в результате пандемии коронавируса. Кроме того, они часто позволяют сэкономить время, деньги и являются более полезными для окружающей среды.

Оставайтесь в безопасности и пользуйтесь видео-чатом!