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Modernización del Sistema de Gestión de Documentos de la Dirección de Pensiones No Contributivas (DPNC) del Ministerio de Economía y Finanzas - Nro. 106074
¿De qué trata el proyecto?
El proyecto busca modernizar el sistema de gestión documental de la DPNC mediante la digitalización de documentos del archivo histórico y expedientes en trámite, la creación de una base de datos con imágenes digitales para mejorar el acceso y la preservación de la información, el ordenamiento físico del archivo, garantizando condiciones adecuadas de conservación y la implementación de un software de gestión documental y la capacitación del personal en su uso. El objetivo es optimizar la eficiencia, transparencia y seguridad en la gestión de documentos, reduciendo riesgos de deterioro y mejorando la capacidad de respuesta institucional.
Objetivos
- Modernizar el sistema de gestión documental de la DPNC para garantizar un manejo eficiente, seguro y transparente de la información.
- Digitalizar documentos y expedientes.
- Implementar un sistema moderno de gestión documental.
- Ordenar y conservar archivos físicos bajo estándares adecuados.
- Capacitar al personal en el uso del nuevo sistema y en buenas prácticas de archivo.
Resultados logrados o esperados
- Sistema de gestión documental moderno que permita acceso rápido y seguro a la información.
- 10 millones de páginas digitalizadas y archivadas.
- 100% de los documentos físicos ordenados y resguardados.
- 25 funcionarios capacitados en el uso del sistema, con al menos 60% mujeres.
- Procedimientos estandarizados para la gestión documental y flujos de trabajo definidos.
Rol del PNUD en el proyecto
El PNUD actúa como garante de resultados y coordinador, brindando apoyo técnico y administrativo, asegurando el cumplimiento de estándares internacionales y la calidad en la implementación. Además, supervisa la contratación de la empresa especializada y el monitoreo de productos entregados.
Rol del MEF en el proyecto
El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) a través de la DPNC, lidera la ejecución del proyecto, define requerimientos técnicos, valida instrumentos, supervisa la digitalización y el ordenamiento físico, y asegura la capacitación del personal. También gestiona la adopción de procedimientos internos para la sostenibilidad del sistema.
Impactos logrados y esperados
- Mayor transparencia y eficiencia en la gestión de pensiones no contributivas.
- Reducción de tiempos de respuesta en consultas y trámites.
- Preservación de documentos históricos y mejora en condiciones laborales.
- Fortalecimiento institucional mediante tecnología y capacitación.
- Contribución a la gobernanza democrática y protección social, alineada con los ODS.