LocationsE se a revolução na Digitalização da Função Pública Começasse no Tribunal de Contas?
25 de Abril de 2025
Arquivos armazenados no Tribunal de Contas antes da digitalização
E se a digitalização do Tribunal de Contas conseguisse resolver um problema que se arrasta há anos na Guiné-Bissau: a falta de um sistema eficiente para a gestão dos funcionários públicos? A dificuldade em organizar e aceder a informações sobre contratações, efetivações e progressões na carreira tem impacto na administração pública, tornando os processos morosos e pouco transparentes. Como todas essas movimentações passam pelo Tribunal de Contas, a modernização da sua gestão documental não apenas melhora a eficiência interna, mas também responde a uma necessidade estrutural do Estado.
No centro desta transformação, o Laboratório de aceleração do PNUD Guiné-Bissau, em parceria com a equipa da Governança Democrática, financiada pelo Povo do Japão estão a liderar uma iniciativa que vai além da simples digitalização de documentos. Usando a metodologia do Laboratório de Aceleração, a abordagem adotada baseia-se no ciclo de aprendizagem, utilizando métodos de experimentação sistémica e soluções iterativas para garantir que este processo não seja apenas um projeto pontual, mas um protótipo escalável para a modernização da função pública em geral.
O arquivista principal, Sr. Iaguba Djalo, orienta a sessão de formação com a equipa técnica do Tribunal de Contas para a digitalização
Da Exploração à Experimentação: Um Novo Paradigma na Digitalização
Ao longo de várias décadas, o Tribunal de Contas acumulou um volume crescente de documentos físicos, tornando o espaço insuficiente e dificultando o acesso rápido às informações. A dificuldade em localizar processos antigos e o estado de deterioração dos documentos comprometiam a eficiência do trabalho e a preservação de dados essenciais para a administração pública.
Para enfrentar esses desafios, o Tribunal adotou uma solução inovadora: a digitalização integral do seu património documental. Mais do que converter papel em arquivos eletrónicos, esta transformação reorganiza a forma como os dados são classificados, armazenados e utilizados, otimizando recursos e preparando a instituição para o futuro.
Neste projeto, o Laboratório de aceleração baseou-se na inteligência coletiva e no design centrado no utilizador, permitindo testar e ajustar soluções em ciclos de aprendizagem com feedback em tempo real, garantindo maior eficácia e sustentabilidade.
Caixas com documentos organizados pelos técnicos antes do processo de digitalização
A digitalização melhora a gestão da informação pública, eliminando arquivos físicos e facilitando o acesso a dados essenciais. Além disso, integra novas ferramentas que estruturam melhor a informação, possibilitando a tomada de decisões baseadas em dados concretos.
O processo foi minuciosamente planeado, começando com uma classificação e organização rigorosas dos documentos para garantir uma recuperação e pesquisa eficientes. Após a digitalização, os arquivos são verificados, validados e integrados no portal de documentos, criando ligações entre registos antigos e novos. Este rigoroso processo garante a continuidade e coerência histórica dos dados do tribunal.
Impacto Sistêmico e Possibilidades de Escala
A abordagem do Laboratório de aceleração enfatiza a necessidade de soluções inovadoras serem adaptáveis, replicáveis e sustentáveis. Por conseguinte, este projeto não se limita a modernizar um setor específico, mas também cria um modelo que pode ser aplicado a outras instituições públicas, promovendo um impacto positivo e sistémico na gestão documental e no acesso à informação governamental.
A digitalização dos processos do Tribunal de Contas pode, assim, transformar-se num catalisador de mudança para a função pública, permitindo a criação de bases de dados integradas, uma maior automação dos processos administrativos e um aprimoramento da gestão de recursos humanos no setor público.
Equipa técnica do Tribunal de Contas utiliza scanners de alta resolução no processo de digitalização documental
O trabalho realizado pelo Laboratório de aceleração, com o financiamento do Povo de Japão está a demonstrar como uma abordagem baseada em inovação aberta e aprendizagem rápida pode gerar soluções duradouras para os desafios estruturais da administração pública e contribuir para a construção de um novo paradigma de governação digital na Guiné-Bissau.
A transição para o digital não é apenas uma mudança de ferramentas, mas uma mudança de mentalidade. Com isso em mente, o Tribunal, ao adotar a digitalização reforça seu compromisso com uma gestão pública mais moderna, eficiente e transparente, demonstrando que desafios complexos podem ser resolvidos com inovação, mostrando que mesmo os desafios mais complexos podem ser superados com soluções criativas e bem estruturadas.
Com esse processo de transformação em curso, que é também um investimento em eficiência, sustentabilidade e inovação, a digitalização da função pública está cada vez mais próxima de se tornar uma realidade tangível, promovendo maior eficiência, transparência e acessibilidade na gestão pública do país.
Já imaginaram o que aconteceria se aplicássemos esse modelo a outros setores da administração pública? Quais sectores poderiam ser revolucionados e assim beneficiar dessa abordagem?A jornada do Tribunal de Contas, que soube transformar desafios em soluções duradouras ao modernizar a gestão documental e acelerar a digitalização da função pública, talvez seja apenas o começo…
Técnico do Tribunal de Contas digitalizando documentos físicos para assegurar a preservação digital e otimizar o acesso à informação
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