La divulgation de l’information

Politique en matière de divulgation de l’information

I. La Politique (1)

1. Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) reconnaît la nécessité de donner au public l’accès à ses programmes et ses opérations. Le PNUD considère que l’accès du public à l’information est un aspect essentiel d’une participation efficace de toutes les parties concernées, y compris le public, au processus du développement humain. Le PNUD a conscience qu’il existe une corrélation positive entre une grande transparence entretenue par le partage des informations et la participation du public aux activités de développement soutenues par le PNUD.

2. . La politique en matière de divulgation de l’information du PNUD (ci-après dénommée la « Politique ») vise à garantir que les informations concernant les programmes et les opérations soient mises à la disposition du public, à l’exception d’un nombre limité d’informations jugées confidentielles conformément à la présente Politique. En sa qualité de gardien de fonds publics, le PNUD est directement responsable devant le Conseil d’administration du PNUD/FNUAP qui comprend les États membres des Nations Unies et indirectement devant leur parlement, leurs contribuables et le public des pays donateurs et des pays bénéficiaires des programmes. L’accès du public à une information complète et communiquée en temps utile, détenue ou produite par le PNUD, continuera de faciliter la transparence, la responsabilité et la prise en main nationale des programmes et opérations du PNUD. Dans la mesure où une grande partie de l’information du PNUD est déjà mise à la disposition du public par différents moyens, notamment par le site Internet général du PNUD et les sites Internet des bureaux de pays, la présente Politique codifie les principes, les pratiques et les procédures en vigueur.

3. Cette Politique a été élaborée en tenant compte des principales déclarations et conférences intergouvernementales des Nations Unies, notamment la Déclaration de Rio sur l’Environnement et le Développement de 1992, la Déclaration et le programme d’action du Sommet mondial pour le développement social qui s’est tenu à Copenhague en 1995, les objectifs du Millénaire pour le développement énoncés dans la Déclaration du Millénaire des Nations Unies en 2000 et le Plan d’action du Sommet mondial sur la société de l’information de 2003.

4. Dans le cadre de la présente Politique, on entend par information tout matériel, sous forme électronique ou imprimée, apportant des renseignements sur les activités du PNUD et comprenant sans s’y limiter les programmes et opérations du PNUD.

5. Cette Politique s’applique au PNUD et aux fonds et programmes associés qui sont administrés par le PNUD, à savoir le Fonds de développement des Nations Unies pour la femme (UNIFEM) ,le Fonds d'équipement des Nations Unies (FENU), et les Volontaires des Nations Unies (VNU). Cette Politique est disponible sur le site Internet général du PNUD, ainsi que sur les sites Internet des bureaux de pays et des fonds et programmes associés.

6. La responsabilité du respect de la présente Politique incombera aux responsables respectifs des bureaux de pays, des bureaux du siège et des fonds et programmes associés du PNUD.

II. Accès du public

7. L’ensemble des informations énumérées au paragraphe 8 est disponible sur les sites Internet du PNUD. Les documents propres à chaque pays sont disponibles auprès des bureaux régionaux et centraux compétents, ainsi que sur les sites Internet des bureaux de paysSi l’information n’est pas disponible par l’intermédiaire des sites Internet du PNUD, le public peut contacter le bureau du représentant résident au niveau du pays, le bureau régional ou central compétent au siège du PNUD ou se renseigner auprès d’autres sources, par exemple, les bibliothèques dépositaires, les librairies des Nations Unies ou d’autres agences des Nations Unies, en fonction de la nature de l’information demandée. Les représentants résidents des bureaux de pays, les chefs des bureaux au siège et les coordonnateurs exécutifs des fonds et programmes associés du PNUD ont la responsabilité de garantir que les demandes d’information émanant du public sont traitées.

8.1 Informations sur la gestion des programmes de pays du PNUD :

a)Accords de base type en matière d'assistance (Standard Basic Assistance Agreements - SBAA)

b) Bilans communs de pays / Plans-cadres des Nations Unies pour l’aide au développement (BCP/UNDAF)

c) Documents des programmes de pays (Country Programme Documents – CPD) ou documents d’ « Un plan »

d) Plans d’action des programmes de pays et plans de travail annuels

e) Documents de projet

f) Rapports de performance des projets

g) Rapports annuels du coordonnateur résident

h) Rapports d’évaluation

Pour des informations plus détaillées sur chacun des types de matériel d’information ci-dessus, reportez-vous à l’Annexe I.

8.2 Informations sur les opérations du PNUD

a) Conseil d’administration du PNUD/FNUAP

b) Bureau exécutif du PNUD

c) Informations financières du PNUD

d) Achats du PNUD

e) Personnel du PNUD

Pour des informations plus détaillées sur chacun des types de matériel d’information ci-dessus, reportez-vous à l’Annexe I.

9. Les informations énumérées aux paragraphes 8.1 et 8.2 sont disponibles au moins dans l’une des trois langues de travail du PNUD (anglais, espagnol et français), selon la langue officielle ou de travail du bureau de pays publiant l’information. Les documents présentés au Conseil d’administration du PNUD/FNUAP pour adoption officielle sont disponibles en anglais, en espagnol et en français.

10. a présente Politique reconnaît que les situations de crise, de conflit ou de catastrophe humanitaire et les circonstances de développement particulières, peuvent présenter des difficultés dans le cadre des relations que les bureaux de pays entretiennent avec les gouvernements et les autres parties concernées. Le principe fondamental à appliquer dans toute divulgation d’information dans ces cas, ainsi qu’auprès de communautés soumises à de fortes tensions politiques, sociales et culturelles, est la transparence. Le PNUD reconnaît toutefois que certaines situations imposent que les informations sensibles liées aux contextes politiques ou économiques demeurent confidentielles. Dans ce cas, il existe habituellement d’autres documents ou plans-cadres relatifs à la gestion ou aux opérations des programmes de pays du PNUD qui sont mis à la disposition du public, tels que les résolutions du Conseil de sécurité mandatant une mission des Nations Unies ou des évaluations des besoins des Nations Unies.

11. Pratiques actuelles et principes de confidentialité

Bien que le PNUD ait la volonté de mettre en place un système de divulgation ouvert et transparent, il existe des considérations légales, opérationnelles et pratiques qui sont indispensables à la préservation des intérêts de l’organisation ainsi qu’à ceux de son personnel et de ses divers partenaires. Les exceptions présentées ci-dessous dans les sous-paragraphes (a) à (g) sont conformes à celles adoptées par le secrétariat des Nations Unies et de nombreux États membres de l'ONU et organisations internationales. Elles sont limitées à ce qui est nécessaire en vue de préserver les besoins publics ou privés essentiels et légitimes (l’intimité des personnes, par exemple). Les informations entrant dans les catégories suivantes sont jugées confidentielles et ne sont pas mises à la disposition du public :

(a) Toute information reçue de ou envoyée à des tierces parties en vertu d’une attente de confidentialité ;

(b) Toute information dont la divulgation est susceptible de mettre en danger la sécurité d’une personne, d'enfreindre ses droits ou de porter atteinte à sa vie privée ;

(c) Toute information dont la divulgation est susceptible de mettre en danger la sécurité des États membres ou de nuire à la sécurité ou à la bonne conduite d’une opération ou activité du PNUD ;

(d) Toute information couverte par les privilèges juridiques ou liée à l’accès à des rapports d’audit interne (2), conformément au document DP/2008/16 du Conseil d’administration ;

(e)Les documents internes à un bureau ou échangés entre différents bureaux, y compris le courrier électronique et les pré-projets ;

(f)Toute information commerciale dont la divulgation nuirait aux intérêts financiers du PNUD ou à ceux des autres parties concernées ;

(g) Toute information qui, si elle était divulguée, porterait gravement atteinte, de l’avis du PNUD, au dialogue politique engagé avec les États membres ou les partenaires de réalisation.

12. Les demandes abusives, excessives ou vexatoires sont susceptibles d’être refusées.

III. Processus de réexamen/d’appel

13. Si toutes les ressources énumérées au paragraphe 7 ont été épuisées sans que le demandeur n’obtienne l’information désirée ou si l’information demandée est refusée pour des raisons qui paraissent incompatibles avec l’esprit de cette Politique, le demandeur peut écrire au Bureau du conseil juridique (Legal Support Office) pour solliciter un nouvel examen. Les demandes doivent être adressées à :

The Director, Legal Support Office
United Nations Development Programme
304 East 45th Street, FF-803
New York, NY 10017
New York, NY 10017
E-mail : accesstoinformation@undp.org

14. Toutes les demandes reçues seront confirmées. Une réponse sera adressée au demandeur par le Bureau du conseil juridique dans un délai de 45 jours calendaires à compter de la réception de la demande.

15. Dans le cas où le demandeur ne serait pas satisfait de la réponse donnée par le Bureau du conseil juridique et où le rejet de la demande de document serait maintenu en totalité ou partiellement, le demandeur peut solliciter le réexamen de cette décision par le Groupe de contrôle de la divulgation de l’information (ci-après, le « Groupe ») en motivant sa requête en appel (cf. section IV). Les requêtes en appel doivent être adressées à :

The Secretariat, Information Disclosure Oversight Panel
United Nations Development Programme
One United Nations Plaza, DC1-1905
New York, NY 10017
USA
E-mail : IDPOversightPanel@undp.org

16. Toutes les requêtes en appel reçues seront confirmées. Le Groupe examinera les cas de rejet des demandes de divulgation d’un document ou d’une partie d’un document faites par un membre du public et rendra habituellement sa décision dans un délai de 45 jours calendaires à compter de la réception de l’appel et au plus tard dans un délai de 60 jours calendaires.

17. Faute de solution à l’amiable, le Groupe émet des recommandations à l’Administrateur concernant l’issue qui sera la plus conforme à l’application de la Politique. La décision finale relève de l‘Administrateur, qui tiendra compte des recommandations émises par le Groupe.

IV. Groupe de contrôle de la divulgation de l'information

Mission

18. La mission du Groupe est de superviser la mise en œuvre de la Politique en matière de divulgation de l’information et d’examiner les appels relatifs à la divulgation de l’information.

Fonctions

19. La fonction principale du Groupe est d’examiner les appels qui lui sont présentés et de déterminer si la Politique de divulgation de l’information du PNUD a été correctement appliquée. Ses décisions seront guidées par le principe de la recherche d’une solution amiable adaptée au contexte de la demande et des parties susceptibles d’être affectées par la publication de l’information.

20. Le Groupe peut également élaborer, en tant que de besoin, des mécanismes et procédures plus détaillés pour le réexamen des demandes qui ont été rejetées, examiner l'application de la Politique et émettre des recommandations sur les modifications qu’il conviendrait d’apporter, et réexaminer chaque année la Politique à la lumière des changements opérationnels et autres survenus au sein du PNUD.

Composition

21. Le Groupe se compose de cinq membres, tous nommés par l’Administrateur du PNUD en concertation avec les bureaux du PNUD : trois fonctionnaires du PNUD et deux personnes issues d’organisations non-gouvernementales, l’une ressortissante d’un pays bénéficiaire d’un programme du PNUD et l’autre d’un pays donateur, chacune nommée en sa capacité personnelle. Le Chef du personnel du PNUD ou son adjoint(e) et le Directeur du Bureau de l‘audit et des enquêtes siègeront de droit au sein du Groupe de contrôle. Le ou la président(e) du Groupe sera choisi(e) par et parmi les membres du Groupe.

22. Les membres sont nommés pour un mandat de deux ans, renouvelable une fois à la discrétion de l’Administrateur. Les nominations sont faites à tout moment de l’année, à l’expiration du mandat d’un membre ou si un siège devient vacant.

Critères de sélection des membres du Groupe

23. Les membres seront sélectionnés en fonction des critères suivants : connaissance approfondie des politiques, structures, programmes et opérations du PNUD, au niveau du siège et des bureaux de pays ; connaissance des programmes et opérations des fonds et programmes associés du PNUD ; connaissance approfondie de la divulgation de l’information et des politiques d’accès à l’information, et familiarité avec celles-ci ; aptitude démontrée à travailler avec les partenaires du PNUD.

Réunions

24. Le Groupe se réunira physiquement ou virtuellement dès lors qu’une demande de réexamen sera déposée. Il peut également se réunir pour discuter de questions politiques liées à la divulgation d’information ou d’autres problèmes ad hoc, si besoin est.

Rôle du Bureau de la communication

25. Le Bureau de la communication tiendra lieu de secrétariat du Groupe.

ANNEXE I

Type d’informations habituellement disponibles au public via les sites Internet du PNUD :

8.1 Informations sur la gestion des programmes de pays du PNUD :

a) Accords de base type en matière d'assistance (Standard Basic Assistance Agreements - SBAA)

Les rapports du PNUD avec les gouvernements des pays du programme sont légalement établis et régis par les Accords de base type en matière d'assistance (SBAA).

b) Bilans communs de pays / Plans-cadres des Nations Unies pour l’aide au développement (BCP/UNDAF)

Le BCP/UNDAF établit le cadre des activités opérationnelles du système des Nations Unies dans de nombreux pays bénéficiaires de programmes. Il s’agit d’un document de source gouvernementale, préparé par des représentants du gouvernement en consultation avec l'équipe de pays des Nations Unies, qui est dirigée par le coordonnateur résident des Nations Unies. Les contributions aux travaux d’analyse du pays et aux UNDAF sont obligatoires, à moins qu’il n’y ait qu’une seule agence des Nations Unies résidant dans le pays, où que le pays traverse une situation de crise ou en émerge, auquel cas la contribution des Nations Unies peut consister en un appui de l’évaluation des besoins en situations post-conflictuelles. Les BCP et les UNDAF sont disponibles sur les sites Internet des bureaux régionaux du PNUD et sur le site Internet du Groupe des Nations Unies pour le développement.

c) Documents des programmes de pays (Country Programme Documents – CPD) ou documents d’ « un plan »

Fondé sur les UNDAF approuvés par le gouvernement et l’équipe de pays des Nations Unies et sur le Plan stratégique du PNUD, le dialogue avec les gouvernements des pays bénéficiaires des programmes aboutit au CPD, qui est établi par le gouvernement en concertation avec le bureau de pays du PNUD. Ce document identifie les objectifs clés et les possibilités offertes au PNUD de soutenir les priorités et programmes nationaux, tels qu’approuvés par le Conseil d’administration. Après son approbation par le Conseil d’administration, le CPD sous sa forme définitive sera mis à la disposition du grand public via les sites Internet du bureau régional et/ou du bureau de pays concernés, ou par l’entremise du bureau du représentant résident dans les pays bénéficiaires des programmes. «Un Plan » est un accord-cadre de programmation conjointe entre le gouvernement et plusieurs organisations des Nations Unies participantes visant à améliorer l’inclusivité et la cohérence de l’intervention collective fondée sur le programme du système des Nations Unies dans un pays donné. Le PNUD contribue à l’initiative « Un Plan » dans les limites établies par le document sur le programme de pays approuvé par le Conseil d’administration pour le pays visé. Ces plans sont mis à la disposition du public par l’intermédiaire des sites Internet des bureaux de pays respectifs du PNUD, du site Internet du Groupe des Nations Unies pour le développementet des sites Internet des organisations participantes des Nations Unies.

d) Plans d’action des programmes de pays et plans de travail annuels

Sur la base du CPD approuvé par le Conseil d’administration et en collaboration avec le gouvernement, les bureaux de pays du PNUD élaborent un plan d’action de programme de pays, qui définit de façon plus détaillée la conception du programme, les principaux résultats attendus et les stratégies permettant d’atteindre ces résultats, et qui expose clairement les arrangements nécessaires à la mise en œuvre et à la gestion du programme ou du projet. En complément du plan d’action du programme de pays, le plan de travail annuel détermine les objectifs et priorités des bureaux de pays pour l'année. Ensemble, le plan d’action du programme de pays et le plan de travail annuel constituent le contrat formel entre le PNUD et le gouvernement concernant l’exécution du programme de pays.

e) Documents de projet

Associés aux plans de travail annuels, les documents de projet ou les plans d’action des programmes de pays constituent le contrat légal entre le gouvernement du pays bénéficiaire du programme et le PNUD concernant la mise en œuvre d’un projet.

f)  Rapports de performance des projets

Ils comprennent les rapports d’examen annuels, les rapports de résultats du bureau de pays, l’évaluation des résultats de développement, les rapports annuels d’examen des projets, les rapports trimestriels d’avancement des projets et les rapports d’évaluation des résultats, si des résultats sont évalués.

g) Rapports annuels du coordonnateur résident

Rapports annuels des activités du système des Nations Unies destinés au Secrétaire général des Nations Unies et aux parties concernées.

h) Rapports d’évaluation

Les évaluations des programmes du PNUD et les réponses de gestion aux évaluations, lorsqu’elles existent, sont disponibles en ligne sur la base de données publique du Centre de ressources d'évaluationet sur le site Internet du Bureau de l'évaluation.

8.2 Informations sur les opérations du PNUD :

a) Conseil d’administration du PNUD/FNUAP

Tous les documents liés aux travaux sur les programmes du Conseil d’administration du PNUD/FNUAP sont disponibles sur le site Internet du Conseil d'administration avant chaque session. Ces documents sont préparés afin d'aider le Conseil à mener à bien sa mission, telle qu’elle est formulée par la résolution 48/162 de l’Assemblée générale des Nations Unies. Ces documents couvrent un large éventail de thèmes : questions politiques et stratégiques, financières, budgétaires, administratives, opérationnelles ou liées à la programmation, et évaluations et problèmes d’organisation et de procédures. Ces rapports sont ensuite publiés en tant que documents officiels des Nations Unies et sont disponibles sur le site Internet du Sédoc. le système de diffusion électronique des documents de l’ONU. Les archives permanentes de l’ensemble des délibérations et des décisions du Conseil sont également disponibles sur le site Internet du Conseil d’administration. Par ailleurs, des archives des documents du Conseil directeur (Governing Council) remontant jusqu’en 1966 sont disponibles sur le site Internet.

b) Bureau exécutif du PNUD

Les rapports annuels de l'Administrateuret les déclarations et allocutions de l’Administrateur et de l’Administrateur associé sont à la disposition du public sur le site général du PNUD.

c) Informations financières du PNUD

Tous les documents portant sur les budgets du PNUD consacrés aux activités de gestion et des programmes approuvées par le Conseil d’administration du PNUD/FNUAP, y compris le rapport financier et les états financiers contrôlés, le rapport annuel de la situation financière et le rapport annuel du Bureau de l’audit et des enquêtes sont accessibles au public. Les états financiers contrôlés du PNUD sont également publiés et mis en ligne tous les deux ans sur le site Internet de l'Assemblée générale des Nations Unies. Les informations sur les sources de financement sont disponibles également dans les rapports annuels de l'Administrateur.

d) Achats du PNUD

Les activités d’achat du PNUD sont guidées par des politiques et procédures établies par divers documents, dont le chapitre des achats des politiques et procédures relatives aux programmes et aux opérations du PNUD, disponible en ligne. Le PNUD met également à la disposition du public ses avis de sollicitation d'achat . en ligne. Les attributions de contrats d’un montant supérieur à 30 000 dollars US sont disponibles en ligne sur les sites Internet des bureaux de pays, par région et par type de biens/services (type, champ d’application et montant du contrat). Les accords de services spéciaux et les contrats de services supérieurs à 30 000 dollars US peuvent être publiés sous forme de résumé pour des raisons de sécurité et de respect de la vie privée.

e) Personnel du PNUD

Répartition de l’ensemble du personnel du PNUD, y compris le personnel des projets, travaillant au niveau international et dans chaque pays.

2. Conformément au document du Conseil d’administration du PNUD intitulé Système de responsabilité du PNUD DP/2008/16, les États membres des Nations Unies ont accès aux rapports d’audit interne du PNUD.