Acquisition de Biens et Services

Les achats représentent le processus général de l’acquisition de marchandises, travaux de génie civil et services, qui comprennent toutes les fonctions allant de l’identification des besoins, de la sélection et de l’invitation des sources, de la préparation et attribution de marchés, et toutes les phases d’administration des marchés, jusqu’au terme des contrats de services ou la durée de vie d’un bien.

Le volume des transactions d'achat du PNUD a quadruplé au cours des cinq dernières années, principalement pour les transactions complexes à l'échelle nationale, y compris la fourniture de personnel pour les programmes d'inscription des électeurs et l'embauche de consultants pour appuyer les programmes de démobilisation et réinsertion des ex-combattants dans les pays sortant d'un conflit.

Le programme d'adoption par le PNUD des normes comptables internationales (normes IPSAS) a été finalisé dans les délais en 2012. Ces règles prévoient une plus grande transparence sur les rapports financiers du PNUD, plus de similarité avec les rapports d'autres organismes des Nations Unies, de meilleures prévisions des actifs et des besoins de trésorerie, et un soutien accru pour la gestion des résultats

Comment fonctionnons-nous?

Selon le type, la complexité, la taille et la valeur du projet, les méthodes d’appel aux offres varient :

Demande de prix (RFQ)

Une demande de prix (RFQ) est habituellement utilisée pour l’achat de marchandises, travaux de génie civil et/ou services lorsque la valeur du marché est comprise entre 2 500 USD et 100 000 USD.

Les prix et autres conditions commerciales sont demandés et le contrat est octroyé à la l’offre la moins chère et techniquement acceptable.

Appel d’offres (ITB)

Un appel d'offres (ITB) est en général utilisé pour l’achat de marchandises d’une valeur de 100 000 USD ou plus ; ou lorsqu’aucune approche technique au projet en question, ou gestion/surveillance d’une activité de projet n’est demandée des fournisseurs potentiels. Le prix est le seul facteur déterminant. Lorsque tous les critères techniques sont réunis, le contrat est adjugé au plus offrant.

Invitation à soumissionner (RFP)

Une invitation à soumissionner (RFP) est recommandée pour tous les marchés dépassant 100 000 USD, pour lesquels les produits et/ou résultats ne peuvent être exprimés suffisamment en détail, au niveau quantitatif ou qualitatif, au moment ou l’invitation est lancée, par exemple, lorsque des services de consultation ou similaire ou marchandises complexes sont requis. Le prix n'est qu'un des nombreux facteurs repris dans les critères d'évaluation. Le marché est attribué au soumissionnaire dont l'offre est sensiblement conforme aux exigences du cahier des charges et est évalué à un moindre coût pour le PNUD.

Pour des valeurs inférieures à 2500 USD, les bureaux de pays peuvent se livrer à des achats locaux.

Évaluation des offres

Selon la méthode choisie, différents facteurs jouent un rôle clé dans le processus d'évaluation.

Lors de l'évaluation des RFQ et ITB, le prix est le critère le plus important. En revanche, un RFP exige une évaluation technique. Le volet technique détermine si la proposition sera acceptée ou rejetée. En outre, le PNUD évalue ses produits et services sur la base des critères suivants:

Produits:

  • Conformité aux spécifications techniques
  • Livraison
  • Responsabilité environnementale
  • Assurance de la qualité
  • Exactitude de la documentation
  • Vitesse de réaction
  • Service à la clientèle

Services:

  • Proposition de solutions techniques
  • Compétences

Embauche de consultants

70% des dépenses du PNUD sont octroyées pour des services. Celles-ci pourraient être exécutés par des entreprises ou des particuliers. Au niveau des bureaux de pays, la première étape de sélection des fournisseurs est souvent la recherche de marché, en particulier si le produit ou le service n'a pas déjà été achetés. Groupes d'activité peuvent fournisseurs source à travers une expression d'intérêt pour les produits couramment achetés, l'enregistrement des fournisseurs potentiels à UNGM et / ou des séminaires d'affaires, le cas échéant.

Chaque bureau de pays établit et gère sa base de données propre fournisseur. Une fois la liste de fournisseurs qualifiés potentiels a été généré, Business Units d'évaluer les capacités de chaque fournisseur et les ressources pour réaliser avec succès sur un contrat, en cas d'attribution. Les principaux paramètres qui guident l'évaluation des fournisseurs, notamment:

  1. La capacité technique de fournir les produits et / ou services, conformément au calendrier;
  2. La solidité financière, où le ratio est le test le plus largement utilisé de la solidité financière d'une entreprise et la liquidité.
  3. L'engagement de la direction à respecter les modalités générales et conditions du PNUD, et
  4. Preuve du respect des normes de qualité nationales ou internationales pour le produit offert, ou la preuve d'acceptation national et international de ses services;
  5. La capacité de production pour fournir un service après-vente-service pour les produits ou services fournis;
  6. Le respect de l'environnement (c.-à-certification ISO 14000), et
  7. La participation au Pacte mondial des Nations Unies.

Modalités d'embauche

Le PNUD dispose d’une gamme de contrats qui lui fournissent la flexibilité nécessaire pour acquérir la quantité requise de différentes marchandises, travaux de génie civil ou services requis. Les types de contrats varient en fonction (1) du niveau et de l’échelonnement des coûts d’exécution, et (2) du montant et des moyens à mettre en œuvre pour atteindre des objectifs particuliers.

  •  les contrats forfaitaires (couramment utilisés au PNUD) ;
  •  les contrats à base de durée et de matériel, utilisés généralement quand il s’agit d’engager les services de consultants individuels d’une agence ; ou
  •  les contrats au pourcentage, qui calculent le coût des services de consultants en tant que pourcentage des coûts totaux de construction, généralement pour les services d’architecture. Mais ce type de contrat est à éviter.

Base de l’attribution

Les Groupes d’activité doivent attribuer les contrats, durant la période de validité de l'offre, au soumissionnaire qui remplit les conditions prescrites et dont la soumission est considérée comme (1) étant très réactive aux documents d'invitation à soumissionner, et (2) offrant le meilleur rapport qualité/prix.

Lorsque des offres de prix ont été sollicitées, ce sont le prix, ainsi que les modalités et conditions commerciales, qui sont demandés, et l’attribution est faite à l’offre techniquement acceptable la moins élevée.

En revanche, pour les soumissions, le prix est en général le seul critère d’attribution. Cependant, le contrat est attribué à l’offre évaluée la plus basse, qui remplit tous les critères techniques. L’expression « offre évaluée la plus basse » inclut, si possible, les coûts de composantes supplémentaires, telles que le coût total du cycle de vie (c.-à-d. le coût d'utilisation, de l'entretien) parmi d’autres offres qualifiées et réactives pertinentes.

En ce qui concerne les offres, le contrat est attribué soit (1) au soumissionnaire qui atteint la note d’acceptabilité technique minimale et propose l’offre financière la plus basse, soit (2) au soumissionnaire qui obtient la note cumulative la plus élevée pour les offres techniques et financières combinées. Le prix n’est qu’un critère d'évaluation parmi d’autres. Le contrat est attribué au soumissionnaire dont l'offre, qualifiée et réactive, respecte bien les impératifs indiqués dans les documents d'invitation à soumissionner et qui présente le coût le plus bas pour le PNUD.

Dispositions générales

Les contrats sont attribués durant la période définie de validité de l'offre et définissent clairement :

  • la nature des marchandises, travaux de génie civil et/ou services achetés ;
  • la quantité fournie ;
  • le prix contractuel ou unitaire ;
  • la durée du contrat ;
  • les conditions à remplir, y compris les conditions générales applicables du PNUD ;
  • les modalités de livraison et de paiement ;
  • le nom et l’adresse du fournisseur ; et· les droits et obligations du PNUD et du fournisseur.

Biens et services achetés fréquemment

Les Bureaux de pays du PNUD ont besoin d'une grande variété de biens et de services pour leurs opérations sur le terrain:

  • Équipement agricole
  • Ordinateurs
  • Équipement de construction et matériaux
  • Réfrigération et appareils de chauffage
  • Appareils électriques
  • Équipements pour les élections
  • Médicaments pour le VIH / SIDA
  • Équipement de laboratoire
  • Équipement & fournitures médicales
  • Véhicules à moteur
  • Matériel de bureau
  • Générateurs d'électricité
  • Solutions logicielles
  • Abris
  • Équipements de télécommunications
  • Systèmes d'approvisionnement en eau